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如果我决定搬迁办公室，我应该从哪里开始？在很多公司中，负责办公室搬迁的人员中，经常有办公室搬迁经验的人屈指可数，而目前的情况是，公司内具备足够知识、可以称为“办公室搬迁专业人士”的人并不多。根据搬迁的目的，扩大业务、降低固定成本、应对工作方式的变化等，有很多不同的点，因此需要根据具体情况进行应对。 此外，在做日常工作的同时还要关注与搬迁相关的任务，可能会很累。因此，这次我们就为大家介绍一下您的办公室第一次搬迁的流程和注意事项。如果您是第一次负责办公室搬迁，请使用本手册作为参考。
搬迁办公室需要大量的精力、时间、精力和成本。除了办公室搬迁本身的准备工作（例如考虑新办公室、各种程序以及与承包商的会议）之外，我们还必须处理广泛的任务，包括在搬迁前后通知员工等。 为了使办公室搬迁顺利进行，通常会在内部设立专门的办公室搬迁小组（搬迁准备办公室）。虽然根据公司规模而定，但如果从各个部门挑选人员进行配合，特别是总务部的负责人，公司内部的协调会更顺利。特别是，在收拾自己的物品和整理当前办公室时，与每个站点的协作至关重要。我们分为两部分：总务部门负责全局，各部门负责推进。明确角色分工，有助于事情进展得更加顺利。另外，在请求各部门配合时，进行持续的公关也很重要，比如及时通过电子邮件发送实际工作手册。
8722_8823（提前）通知因此，您应该至少提前一年做出搬迁办公室的决定。之后，需要及时做好取消通知的准备工作，例如列出新地点的候选人。另外，如果你现在的办公室合同期已经确定，大楼已经决定拆除，或者你提前知道要搬家的时间，请提前做好搬家准备。 比实际性更重要的是导致搬迁计划的原因：“搬迁的目的是什么？”和“新办公室需要哪些要素？”如果在最初规划阶段没有明确“搬迁的目的和基本要素”，那么在决定具体的搬迁目的地时，决策就会变得不稳定。明确搬迁计划的目的后，写下需要进行的实际工作，例如您要调查的内容，并提前列出需要花费的费用。
让我们考虑一下搬迁的最佳地点，考虑到员工居住的位置以及与主要业务合作伙伴的交通便利性。另外，在决定办公室的职能时，最好尽可能多地听取现场人士的声音，这样有助于搬迁后的运作更加高效。一些公司进行员工调查，以解决对当前办公环境的不满。如果您有诸如“没有足够的会议室来容纳访客”或“没有足够的可用空间用于会议”之类的投诉，您也许可以在搬迁后解决这些问题。一旦您同意总体成本和时间表，我们建议您听取员工的意见。 一旦确定了对新办公室的要求，您就可以整理必要的条件以及您希望包含的条件（如果可能），然后搜索办公室。通常，您会请房地产经纪人寻找办公物业。请务必向承包商清楚地解释您在新办公室中寻找什么，以免您在搬家时最终发现这不是您所期望的。另一个常见的错误是“当我继续寻找符合我愿望的搬迁地点时，时间流逝，我陷入了后期处理过程。”清楚地传达总体时间表、截止日期和优先事项非常重要。
一旦您决定了新地点，请向搬家公司、修复承包商、新办公室室内装饰商、电气承包商等索取估价。降低人员成本的秘诀是聘请一家能够为您的办公室搬迁提供全面协调的公司。如果您向每家公司请求报价，仅检查估算金额、比较公司并选择公司就需要花费大量精力和时间。此外，可能存在重复成本，从而增加成本。建议您聘请一家可以协调您所有工作的公司，因为这会在时间安排和成本方面为您节省金钱，最重要的是，它会减轻负责人的负担。
一旦我们决定了新办公室，我们将与业主签订租赁合同。签订合同前，请务必确认房租、公共区域费、更新费、礼金、是否有免租期、水电费、清洁费等费用。一定要仔细检查合同内容，避免入住后出现问题。如果有疑问，一定要在签订合同前询问清楚，确定清楚后再签订合同。合同签订后，我们可能无法对确认中的任何遗漏做出回应。 此外，避免不必要麻烦的秘诀是，不仅要仔细检查您公司使用的部件的租赁协议内容，还要仔细检查占用同一建筑物的其他公司的详细信息。如果有休息区或吸烟区等公共空间，请详细研究有关使用的条款和条件，并确保在入住时充分告知员工。
由于办公室搬迁，需要办理各种手续和通知。首先，在搬家后两周内通知法务局。需要登记与设立登记信息、公司成立日期、转让日期相同的信息。 此外，我们还将向税务署和都道府县税务署提交变更通知书。请注意，不仅需要提交转让后纳税地的文件，还需要提交转让前纳税地的文件。转让前及转让后，应向主管税务署长、都税务署长、各税务地的市町村长提交申报。此外，我们会在办公室搬迁前向社会保险办公室提交适用营业地点变更的通知。必须在办公室搬迁后5天内提交，因此提前准备非常重要。 如果新办事处与前办事处属于同一管辖范围，我们将通知劳动基准监督署和Hello Work。如果管辖范围发生变化，您需要通知新的当地劳动基准监督署和Hello Work。这需要在 10 天内通知变更。 两次通知的截止日期都很短，从 5 天到 2 周不等，因此请务必在搬家前做好安排。
办公室搬迁需要付出很大的努力，所以我们来看看流程，看看要点。毫不夸张地说，日程安排决定一切成败。万一出现漏掉的情况，整个公司的正常经营就会受到影响。重要的是创建一个可供整个团队检查的清单，直至最小的细节，并确保没有遗漏任何内容。
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