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费用审批流程和改进技巧

有关“预付费用”的想法和趋势

海外人员可按照《海外工作规定》向公司申报部分或全部个人费用。
可索赔的物品和最高金额因公司而异，但基本上涵盖了在海外生活时不可避免产生的物品。
换句话说，该制度是基于“没有损失就没有收益”的理念，即公司将承担“如果你住在日本就不会产生的费用”。但是，严格执行这一点的情况很少，而且在许多情况下，公司必须承担通常应由外籍人士承担的费用。
因此，目前的情况是公司用于外派人员的费用不断增加。
这次，我们来仔细看看这个报销费用结算。

符合预付款条件的商品

• 子女教育费用
  这是孩子在当地发生的教育费用。这取决于地区，但通常公司会承担当地日本学校的费用（学费、校车费等）或当地学校的同等费用。由于国际学校的费用较高，大多数公司不接受，但也有一些例外。
• 医疗费用（包括体检和疫苗接种）
  当地产生的医疗费用相当复杂。
  很多情况下，人们从日本购买“海外旅行意外保险”去上班，但牙科治疗和既往病史不在保险范围内，因此您将需要承担牙科治疗等额外费用。
  
  最终，公司必须承担成本。在某些情况下，比如在美国，参加当地医疗保险是半强制的，但并不是100%覆盖，所以这里也会产生额外的费用。
  可以向日本健康保险报销当地医疗费用，但手续复杂，而且保险只承保日本医疗费用标准的70%，因此您无法承担海外的高额费用。
  
  海外旅行者保险费和当地医疗费用逐年上涨，给企业外派员工的成本带来了不小的压力。
• 语言培训费
  这是派驻后为学习当地语言而上学或参加私人课程的学费。
  
  外籍人士本人通常在被分配之前参加该课程，但陪同外籍人士的配偶可能在分配后参加该课程。
  一般来说，退款不是无限的，而是有固定的期限和上限。
• 临时退货费
  这是您或您的随行家人暂时返回祖国时的费用。
  一般包括当地交通费、差旅费、沿途住宿费、日本国内交通费等。员工暂时返回日本的次数受到限制，这使得员工可以出于非工作目的自费返回日本。
  例如，如果您与家人一起旅行，则每年一次；如果您独自工作，则每年两次。
  日本境内的交通费用有详细的规定，例如“从机场到父母家”等限制。
  
  除了这种“暂时回国”之外，还有公司以“采购旅费”的形式，支付居住在日本原料采购困难地区的外籍人士前往可以采购原料的邻国的费用。

报销外籍人士的费用与“报销业务费用”有很大不同，后者只是检查收据。

首先，我们将确认外派人员的申请详情，并根据《境外工作规定》决定是否提供退款。
然而，法规往往只规定一般规则，需要单独建立“每项单独的审批规则”。
决策往往是参考人力资源部门内部讨论过的案例做出的，但由于时代的变化和情况的不同，结果可能并不总是相同的。
重要的是要考虑外籍人士的情况并做出决定，以避免使他们处于不利地位。

申请常规费用，通常通过电子邮件等方式发送申请表和收据，然后提交给人力资源部门。
拥有大量外派人员的公司必须逐一检查每份文件并对照规则进行审批，这是一个非常耗费人力的过程。

这个审批流程可以分为两种模式：“总部统一管理”和“交给当地子公司管理”。

费用审批工作

最近的趋势是，越来越多的公司正在重新考虑其外籍员工的福利计划。
今天的主题“提前结算”需要外籍人士和经理都花费大量的时间和精力。
虽然目前的情况可以通过系统化和 BPO（公司将部分业务流程外包给外部专家）来改善，但目前正在采取更根本性的改革。

这是关于包装的好处。换句话说，就是个人在一定的福利待遇范围内，可以选择使用哪些福利待遇的制度。
框架的构成还有争论的余地，但如果是当事人能够完全理解的东西，我认为管理员的负担会大大减轻，所以这是一个我想关注的话题，看看它是否会在未来变得更广泛。