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[由律师监督]公司应保护
什么是“文档保留期限”

更新日期:
2022 年 6 月 13 日
文章监督:
小川孝之律师
[律师监督]企业应遵循的“文件保存期限”是多少

文件的存储、管理和处置
你知道规则吗?

公司处理的许多文件都有法律规定的保留期限。
如果您在不遵守“文件保留期限”的情况下处置文件,您可能会受到处罚。获取正确的知识并适当地管理文档。

什么是文档保留期限?

公司处理大量文件,对吗?根据《公司法》、《公司税法》、《消费税法》、《雇佣保险法》等各种法律,在企业活动中创建的一些文件,例如会计和总务,需要在一定期限内保存。
即使您认为它已经达到其目的,如果您未在法律规定的保留期限内保存它,您也可能会受到处罚。

对于公司来说,了解文档(文档)的保留期限并制定如何管理它们的规则非常重要。我们总结了公司创建的主要文件的保存期限,请参阅。

永久保存的文档

严格来说,没有法定保留期限,但考虑到文件的性质,它是应该永久保存而不被处置的文件。除下列项目外,部分企业除法定保存期限外,还永久保存股东大会等重要会议记录、审批文件、重要审批文件、纳税申报表等。

总务 公司章程
股东名册 股票收购权名册/公司债券名册 零碎股名册 股票遗失名册
与登记/诉讼相关的文件(产权契约、判决书等)
需提交给政府机关的文件政府机关的重要文件(许可证、授权、通知等)
知识产权文件(专利、登记证等)
有关公司规章制度的通知
有关永久有效合同的文件
有关重要权利、财产取得和损失等的文件
公司简讯、公司简讯和重要出版物
有关产品开发和设计的重要文件
人力资源 重要人事文件
与工会协议

等等

需要或希望保存 10 年的文件

这些文件主要在总务和会计中处理,根据《公司法》具有法定期限。

一般事务 股东大会会议记录(总公司保存。分公司的会议记录保存5年)[公司法第318条第1款至第3款]
董事会会议纪要(仅限总部)[公司法第 371 条第 1 款]
审计委员会会议纪要(仅限总部)[公司法第394条第一项]
审计和监事会会议记录(仅限总部)[公司法第399条之11第一项]
重要会议纪要
没有法律规定,但在实践中是可取的。
合同已过期或取消
没有法律规定,但在实践中是可取的。
产品制造、加工、运输和销售的记录

根据PL法。根据民法第724条规定,期限为20年。由于《产品责任法》第五条第一项第二项规定的时效期限为“自产品交付之日起 10 年”,因此最好将其保存 10 年。

会计 财务文件补充报表(资产负债表、损益表等)[公司法第 435 条第 2 至第 4 款]
与业务相关的重要文件(总账、各类明细账等)[公司法第432条第2项、公司法会计规则第4条至第56条]

保存 7 年
所需文件(文件)

这些文件主要在会计中处理,根据公司税执法条例、消费税法等具有法定期限。

即使此处列出了这些文件,上述《公司法》规定的保存期限的文件(文件)也必须保存 10 年(与交易相关的账簿、与结算有关的文件(文件))。

会计 与交易相关的分类账(日记账、现金簿、固定资产分类账、应收账款、应付账款等)
创建的有关财务结算的文档
为现金收入和存款交易创建的交易证据文件(收据、存折、借款票据等)
为证券交易而制作的证据文件(证券交割声明、销售报告等)
交易文件(发票、合同、报价单等)
与电子交易的交易信息相关的电磁记录

关于以上六点,《公司税法施行细则》第五十九条、第六十七条、《关于用计算机制作的国家涉税账簿、文件保存方法等特别规定的法律施行细则》第四条

工薪人员家属扣除声明、二级工资家属扣除声明、工薪人员配偶扣除声明、工薪人员基本扣除声明、工薪人员保险费扣除申请、退休收入领取声明

[所得税法第194条至第196条、第203条、该法施行细则第76条至第3条、第77条]

受薪员工住房贷款等专项扣除表

[特别税收措施法第41条、施行条例第18-23条]

预扣税单

扣缴义务人必须将纳税申报表保存七年,从申报截止日期次年 1 月 10 日次日算起。所得税执法条例第七条之三。但是,如果工资分类账也被视为预扣税单,则按此

与应税购买等的税收减免相关的书籍、发票等

账簿应自结账之日起保存 7 年,发票等应自收到纳税期最后一天的次日起两个月后保存 7 年。第6年和第7年,救任何一个就足够了。消费税执法令第七十一条第二项

与资产转让、应税采购以及保税区应税货物征收相关的书籍

[消费税法施行条例第五十条]自终止日所在纳税期最后一天的次日起经过两个月之日起七年(清算中的法人的剩余资产已确定的,为一个月;下款及第三款亦同)

此外,根据行业类型,《粉尘浓度测量记录》(《粉尘危害防治条例》第二十六条第八款)、《尘肺病健康检查记录》(《尘肺病法》第十七条第二款)等文件必须保存七年。

存储5年
所需文件(文件)

这些文件主要由总务、人力资源和会计处理,根据《公司法》和《金融交易法》具有法定期限。

总务 业务报告(总部保存的。分支机构保存的成绩单将保留3年)[《公司法》第 442 条]
证券登记表、证券报告及相关文件[金融交易法第25条]
工业废物管理表(清单)副本[废物处理和清洁执法条例第8-26条]
工业废物处理合同[废物处理和清洁执法条例第8-4-3条]
人力资源 员工个人保证、宣誓等

创建日期/个人担保法第 1 条和第 2 条

会计 审计报告(对于有审计员等的公司,保存在总公司。保存在分支机构的记录保存3年)[《公司法》第 442 条]
会计审计报告(总行保存,分行保存3年)[《公司法》第 442 条]
会计顾问应保存的财务文件、补充报表和会计顾问报告[《公司法》第 378 条]
金融机构等保管的免税储蓄申请表、免税储蓄申报表等(复印件)[所得税执法令第48条、所得税执法条例第13条、税收特别措施执法令第2-21条、税收特别措施执法条例第3-6条]
金融机构等保存的境外调动资产积累免税住房储蓄继续申请报告、境外调动境内就业申报表等(复印件)
金融机构等保存的有关退休等的通知

等等

其他有合同期限的备忘录、备忘录、协议等发送和接收有关重要通信的文件没有法律依据,但在合同结束后保留​​5年左右是很常见的。

根据行业类型,工业安全卫生处理的文件,例如“各种健康检查的个人记录”(工业安全卫生条例第51条)、“安全委员会会议记录”(工业安全卫生条例第23条)以及“尘肺病健康检查记录、与肺尘埃沉着病健康检查有关的X光片” (尘肺病法第17条),必须 保留五年。

3 年存储
所需文件(文件)

这些文件主要由总务和人力资源部门处理,具有《金融工具和交易法》和《劳动标准法》规定的法定期限。大多数与劳工相关的文件必须自最终输入或完成之日起保存三年。

总务 季度报告、半年度报告及更正(副本)[金融工具和交易法第 25 条第 7 项、第 8 项]
简单审批、申请等政府机关相关文件

实际上是理想的

一般内部会议记录、日常工作报告、简单的合同相关文件等

实际上是理想的

家具/设备台帐消防设备检查文件

实际上是理想的

人力资源 工人名单
与聘用、解雇和退休相关的文件
灾害赔偿相关文件
与劳动相关的重要文件(考勤卡、加班报告、各种台账等)

以上四点,适用劳动基准法第一百零九条及第一百一十五条之二的规定。自2020年4月1日起延长至5年,但作为过渡措施,暂时维持3年。

存储1-2年
所需文件(文件)

这些文件主要由总务和人力资源部门处理,具有《金融工具和交易法》和《雇佣保险法施行条例》规定的法定期限。

总务 特别报告股份购买状况报告及更正报告(副本)
值班日记 简单的内部文件,例如传入和传出的文件
人力资源 与雇佣保险有关的文件(用于报告与雇佣保险被保险者等相关事务的代理人的任免通知书等)[雇佣保险法施行条例第143条,但与被保险人有关的文件为4年]
健康保险/员工养老保险相关文件(薪酬标准修改通知等)[健康保险法施行条例第34条、厚生年金保险法施行条例第28条]

企业 DX 趋势
“文档数字化”

许多文档都有保留期,因此很难正确理解和管理它们。如果您尝试以纸质形式存储文档,则需要花费金钱来确保存储空间,并且还存在丢失文档的风险。
需要保存原件的文件必须作为“纸质文件”妥善管理,但您不是像以前一样保存所有其他文件吗?

许多文档可以数字化并保存。文档的“数字化”一般是指用扫描仪读取“纸质”文档并将其转换为数字管理(PDF)。将文档数字化的好处包括削减与存储空间相关的成本、能够快速搜索所需文档、提高工作效率以及防止文档丢失。
最近,远程工作取得了显着进展,部分原因是冠状病毒大流行的影响,但即使在这种社会条件下,无纸化也至关重要。

文档数字化的优点

  • 减少存储空间
  • 降低保存管理成本
  • 易于内部搜索和共享
  • 降低变质和丢失的风险
  • 推广远程工作
文档数字化的优点

但是,使用内部扫描仪将文档逐一数字化是一项艰巨的任务。在进行文档数字化时,我们建议您将流程外包给可靠的外部方。

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主管简介
小川孝之律师

文章监督:小川孝之律师

2010年12月注册律师,大阪律师协会会员。
主要受理一般民事案件、交通事故、债务合并/破产程序、家庭关系案件(遗嘱/继承问题)、青少年案件等。我的爱好是将棋。

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